Tu ERP sabe más de tu empresa que tú: lo que veo cada día implantando ERP

Mi trabajo diario es implantar ERP en empresas: configurarlo, migrar sus datos, formar a quien lo va a usar y resolver los problemas del día a día. Después de muchas implantaciones hay una idea que se repite tanto que ya no me sorprende: casi todas las empresas tienen en su ERP muchísima más información de la que usan.

El ERP registra cada factura, cada pedido, cada parte de trabajo, cada cobro y cada compra. Con fecha, cliente, artículo, importe y quién lo hizo. Es, literalmente, la historia completa de la empresa. Y aun así, cuando dirección quiere saber cómo va el trimestre, alguien abre un Excel.

Lo que más veo

No hablo de casos raros. Son situaciones que encuentro de forma habitual, en empresas grandes y pequeñas, y de cualquier sector:

• El ERP se usa para facturar y para operar, pero los informes de gestión se hacen fuera, exportando a Excel y retocando a mano.
• Hay módulos contratados que nadie usa, porque en la implantación no hubo tiempo de configurarlos o nadie sabía para qué servían.
• Los mismos datos se meten de formas distintas: un cliente aparece tres veces con nombres parecidos, o un campo importante se rellena unas veces sí y otras no.
• Solo una persona sabe sacar ciertos datos. Si está de vacaciones o se va de la empresa, ese informe deja de existir.
• Los listados que trae el ERP de serie no responden a las preguntas que se hace dirección, así que se ignoran.
• Se toman decisiones importantes (subir precios, contratar, abrir una línea de negocio) con una intuición que los datos podrían confirmar o desmentir en minutos.

Por qué pasa

No es culpa de nadie en concreto. Tiene una explicación bastante lógica, y entenderla ayuda a solucionarlo.

La implantación de un ERP se centra en que la empresa pueda trabajar: facturar, comprar, controlar el almacén, cobrar. Es lo urgente, y es lo que se mide al terminar el proyecto. Sacar información para decidir queda para "más adelante", y ese más adelante casi nunca llega porque el día a día se lo come todo.

Además, el ERP está pensado para registrar operaciones, no para analizarlas. Guarda los datos de forma que sea rápido grabar una factura, no de forma que sea fácil comparar el margen de este año con el del anterior por cliente y delegación. Para eso hace falta otra pieza encima.

Y por último, nadie es dueño de los datos. Administración se ocupa de facturar, operaciones de los partes, comercial de los clientes. Pero nadie se ocupa de que todo encaje y tenga sentido en conjunto.

Lo que cuesta no aprovecharlo

Es un coste que no aparece en ninguna factura, por eso pasa desapercibido. Pero existe:

• Horas de trabajo cada semana copiando, pegando y cuadrando datos que el ERP ya tiene.
• Decisiones que llegan tarde porque la información llega tarde.
• Errores que nadie detecta: clientes que pagan cada vez más tarde, servicios que dejan de ser rentables, artículos que se quedan parados en el almacén.
• Discusiones entre departamentos sobre cuál es la cifra buena, en lugar de discutir qué hacer con ella.

Cómo empezar a sacarle partido

La buena noticia es que no hace falta cambiar de ERP ni lanzar un gran proyecto. Lo que suelo recomendar es ir por pasos pequeños:

1. Haz una lista de las cinco preguntas que dirección se hace cada mes. Por ejemplo: cuánto hemos facturado, cuánto margen nos ha dejado, quién nos debe dinero, qué clientes crecen y cuáles caen.
2. Comprueba si el ERP tiene los datos para responderlas. Casi siempre los tiene, aunque a veces repartidos en varias tablas.
3. Limpia solo los campos que necesitas para esas preguntas. No hace falta arreglarlo todo: basta con que clientes, fechas e importes sean fiables.
4. Conecta esos datos a un cuadro de mando que se actualice solo, para que nadie tenga que preparar el informe cada mes.
5. Revisa el cuadro de mando con el equipo durante las primeras semanas. Siempre salen ajustes, y es la forma de que lo adopten de verdad.

Mejoras rápidas que casi siempre funcionan

Antes incluso del cuadro de mando, hay cosas que en muchas empresas se pueden hacer en pocos días:

• Unificar clientes duplicados y hacer obligatorios los campos que de verdad importan.
• Revisar qué informes se hacen en Excel cada semana y ver si el ERP ya los tiene o los puede tener.
• Activar avisos sencillos: facturas vencidas, stock por debajo del mínimo, contratos a punto de caducar.
• Documentar cómo se saca cada dato importante, para que no dependa de una sola persona.

En resumen

Tu ERP no es solo la herramienta con la que facturas. Es la memoria de tu empresa. Aprovecharla no requiere grandes inversiones, sino ordenar un poco los datos y ponerlos delante de quien decide, en el momento en que los necesita.

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