Cómo conectar tu ERP a Power BI sin migrar nada

La pregunta que más me hacen es si hay que cambiar de ERP para tener un cuadro de mando decente. Casi nunca. Si tu ERP guarda los datos en una base de datos, y casi todos lo hacen, Power BI puede leerlos directamente. El trabajo no está en mover datos, sino en entenderlos.

En este artículo te cuento los pasos que sigo en un proyecto real, de principio a fin, para que sepas qué esperar y qué preguntas hacer si decides ponerlo en marcha.

1. Averigua dónde guarda los datos tu ERP

Lo primero es saber qué base de datos usa (SQL Server, MySQL, PostgreSQL, Oracle…) y dónde está: en un servidor de la oficina o en la nube del proveedor. Tu informático o tu proveedor del ERP lo saben, y es una pregunta de dos minutos.

Si el ERP es en la nube y el proveedor no da acceso a la base de datos, suele ofrecer una API o exportaciones programadas. Es más trabajo, pero también funciona. Lo importante es saberlo al principio, porque cambia cómo se plantea todo lo demás.

2. Pide un usuario de solo lectura

Nunca conectes Power BI con el usuario administrador del ERP. Pide (o crea) un usuario que solo pueda leer las tablas necesarias. Así es imposible estropear nada desde el informe, queda claro qué datos se están usando y, si algún día hay que cortar el acceso, se hace sin tocar nada más.

3. Elige las tablas, no todas

Un ERP tiene cientos de tablas, muchas con nombres poco claros. Para un cuadro de mando de dirección suelen bastar unas pocas:

• Cabeceras y líneas de factura (o de pedido, según lo que quieras medir).
• Clientes, con su delegación, comercial o tipo de cliente.
• Artículos o servicios, con su familia o línea de negocio.
• Cobros y vencimientos, si quieres controlar la tesorería.
• Objetivos o presupuesto, si existen (a veces están en un Excel y hay que incorporarlos).

Mejor empezar con poco y bien definido. Siempre se puede ampliar después, y es mucho más fácil ampliar algo que funciona que arreglar algo que intentó abarcarlo todo.

4. Pon las definiciones por escrito

Aquí es donde fallan la mayoría de proyectos. Parecen preguntas obvias, pero cada departamento las responde de forma distinta:

• ¿La facturación es con o sin abonos? ¿Con o sin IVA?
• ¿El margen incluye la mano de obra o solo el material?
• ¿Qué fecha cuenta: la de la factura, la del pedido o la del servicio?
• ¿Un cliente que tiene varias sedes cuenta como uno o como varios?

Si no se acuerda una definición única y se deja por escrito, cada departamento seguirá teniendo su cifra y el dashboard no resolverá nada. Es la parte menos vistosa del proyecto y la más importante.

5. Construye un modelo sencillo

En Power BI conviene organizar los datos en un modelo en estrella: una tabla de hechos (las ventas, línea a línea) rodeada de tablas de dimensiones (fecha, cliente, artículo, delegación). Es más rápido, más fácil de mantener y evita totales que no cuadran.

Un detalle que marca la diferencia: crear una tabla de calendario propia. Permite comparar este mes con el mismo mes del año anterior, acumular en el año o analizar por trimestres sin fórmulas complicadas.

6. Importar o consultar en directo

Power BI puede trabajar de dos formas. En modo importación copia los datos y los refresca cada cierto tiempo: es rápido y es lo recomendable en la mayoría de casos. En modo DirectQuery consulta la base de datos en cada clic: los datos están al segundo, pero el informe va más lento y carga más al servidor del ERP.

Para un cuadro de mando de dirección, actualizado cada mañana o cada pocas horas, la importación es casi siempre la mejor opción.

7. Programa la actualización

Si la base de datos está en un servidor de la empresa, para que Power BI la actualice solo hace falta instalar la puerta de enlace de datos local (on-premises data gateway) en un equipo que esté siempre encendido. Con eso, el cuadro de mando se refresca a la hora que elijas sin que nadie toque nada.

8. Decide quién ve qué

No todo el mundo debe ver todo. Power BI permite que cada persona vea solo sus datos: el responsable de una delegación, solo su delegación; un comercial, solo sus clientes. Se llama seguridad a nivel de fila y conviene plantearlo desde el principio, no cuando ya está todo publicado.

Cuánto se tarda

Depende sobre todo de lo limpios que estén los datos y de lo rápido que se acuerden las definiciones. Un primer cuadro de mando con pocos indicadores bien elegidos suele ser cuestión de semanas, no de meses. Lo que más alarga un proyecto no es la parte técnica, sino ponerse de acuerdo en qué se quiere ver.

Errores habituales

• Querer replicar en Power BI todos los informes que ya existen en Excel, en lugar de pensar qué preguntas hay que responder.
• Conectar directamente a la base de datos de producción con un usuario con permisos de escritura.
• No documentar de dónde sale cada cifra, y que nadie sepa explicarla seis meses después.
• Publicar el dashboard y no volver a revisarlo con el equipo: sin seguimiento, se deja de usar.

Lo que no hace falta

• Cambiar de ERP ni migrar datos a otro sitio.
• Un almacén de datos complejo para empezar: llega más adelante, si crece el volumen.
• Que tu equipo aprenda Power BI: el dashboard se diseña para consultarlo, no para construirlo.

Si quieres saber si tu ERP se puede conectar, en una llamada de 30 minutos lo comprobamos juntos. Y si quieres ver cómo quedaría el resultado, en el caso práctico de esta web tienes un ejemplo interactivo con datos ficticios.